合同 · 解决方案

合同归档

上传合同后自动 OCR 识别类型与关键字段，按归档规则分类入库并匹配 EOSS 合同，生成结构化归档记录

合同管理员 法务 / 合规 档案管理员 审计 / 内控
合同归档概念图
Challenge vs Solution
原有模式 vs AI 辅助模式
原有模式
  • 合同归档依赖人工分类整理，单份合同从拆阅到登记耗时以小时计
  • 归档规则执行不统一，同类合同在不同管理员手中可能归入不同类别
  • 归档信息需要人工逐项录入，漏录、错录难以避免
  • 合同档案散落在文件夹和系统之间，与 EOSS 等业务系统缺乏关联
AI 辅助模式
  • 上传合同后系统自动 OCR 解析并抽取关键字段，归档步骤由系统主导
  • 归档规则由系统统一匹配，同类合同一致落入预设类别，不因管理员而异
  • 基础字段由系统抽取，管理员从录入员转为信息确认角色
  • 解析结果自动匹配 EOSS 合同，业务系统与档案库双向关联
Architecture
解决方案流程

批量上传合同文件（Word/PDF）并填写内部合同编号，经合同信息自动识别、归档规则匹配、归档信息录入、档案系统写入四步处理，输出合同解析结果（关键字段结构化展示）、EOSS 匹配合同信息与档案完成记录，支持关联 EOSS 合同、归档分类调整、归档记录查看与信息导出。

合同归档操作流程图
Core Capabilities
核心能力
OCR 自动识别
上传后系统自动 OCR 解析，非结构化文件转化为可检索的标准字段，合同信息纳入统一管理
归档规则匹配
系统按预设归档规则将合同分类入库，同类合同在不同管理员手中归档路径一致
EOSS 自动关联
解析完成后自动触发 EOSS 匹配，高命中合同无需人工干预直接关联归档
完整性异常提示
系统以结构化解析结果为基准比对必备字段，异常项主动提示，审核工作压缩为确认动作
批量上传归档
支持批量上传合同文件一次性入库，存量合同集中整理时不再逐份处理
归档记录导出
归档记录与字段明细支持一键导出，用于档案室备份与内审调阅
Business Value
应用价值
归档周期直接压缩
单份合同从人工录入转为系统抽取确认，归档时间从小时级压缩到分钟级
分类标准一致执行
归档规则从依赖管理员经验转为系统统一匹配，同类合同落入一致类别
漏归与错录风险下降
字段录入从人工逐项转为系统抽取比对，异常主动提示，归档完整性有系统保障
业务系统双向关联
合同档案与 EOSS 等业务系统自动关联，跨系统追溯从人工拼接转为系统直通
Use Cases
适用场景
签约合同批量入库
月底集中签署的合同需要批量归档，人工处理压力大，交付时间紧
批量 OCR 自动归档
历史合同存量整理
历史纸质或扫描合同从未规范归档，管理员需要集中整理为可检索的电子档案
字段结构化抽取
业务系统合同关联
业务系统记录的合同编号与档案库未打通，发生业务追溯时需要手动关联
EOSS 自动匹配
档案合规自检
档案管理员需要定期核查归档记录完整性，漏归或缺字段的合同靠人工排查耗时
完整性异常提示